[ 오피스 히어로 ]
아무나 알려주지 않는 결재 잘 받는 기술
언제 결재받아야 할까, 늘 상사의 눈치가 보이고 심장이 조마조마하다면? 상사의 기분과 컨디션을 반영한 ‘결재 예보’를 알려드립니다.
When – 언제 결재를 받아야 하나요?
1. 회의를 마치고 자리로 돌아오는 팀장님의 표정이 심각하고 안 좋다
임원 보고를 마친 팀장님의 미간에 깊게 주름이 잡혀 있다면? 팀장님이 상사로부터 한 소리를 듣고 들어왔거나 여러 팀장들 앞에서 어떤 일로 망신당했을 가능성이 높다. 다혈질 성격에 표정관리가 안 되는 스타일이라면 얼굴에 현재 감정 상태가 고스란히 쓰여 있기 마련이다.
2. 타 부서 사람들이 연달아 팀장님을 찾으며 그의 진을 빼놓았다
어떤 부서의 팀장님과는 언성까지 높여가며 역정을 냈다. 여러 부서 사람들이 돌아가며 팀장님을 찾거나, 미팅이 30분 단위로 줄줄이 이어져 있을 때, 그에겐 한숨 쉴 기력조차 남아 있지 않다. 가뜩이나 진이 빠진 팀장님에게 결재를 받으려고 간 보고서에서 오탈자라도 발견되는 날에는? 팀장님의 짜증을 두 배로 돋우게 될 것이다.
3. 팀원들이 일찍 퇴근한 다음 날, 왠지 모르게 팀장님의 심기가 불편하다
팀장님의 머릿속 시뮬레이션에 따르면, 기한 내에 보고서를 제출하려면 팀원들이 오늘 야근을 해야 한다. 중간보고를 들어보니 바짝 일을 해도 모자랄 판이다. 그런데 팀원들이 모두 퇴근을 하고 결국 야근하는 사람이 팀장님 혼자일 때, 화가 나고 예민해진다.
4. 분기별 가장 중요한 임원 회의를 앞두고 있어 정신없이 바쁘다
분기별로 팀마다 성과를 보고하는 동시에 다음 사업계획을 펼쳐 보이는 자리. 장시간 임원회의를 앞둔 팀장님은 준비할 것도 많고 정신없이 바쁘다. 조용히 머릿속으로 발표 내용을 정리하고 싶은 순간, 기한보다 늦게 허겁지겁 보고서를 만들어온 팀원의 운명은?
Words – 결재를 돕는 말 한마디
Like 1 특이사항부터 이야기한다
“이번 프로젝트에서는 A 사항이 빠졌고 B가 추가되었습니다.” 보고서 혹은 기획안에서 가장 유의해서 볼 사항이 무엇인지 콕 짚어 이야기한다.
Like 2 가끔은 질문이 들어오기 전에 먼저 선수를 치는 것도 좋다
페이퍼의 중요한 부분을 모두 읽어가며 백 데이터를 훑어본 상사의 머릿속엔 ‘질문’이 하나둘 늘어가기 시작한다. 매번 만반의 태세를 갖춘 뒤 상사의 질문을 순종적으로 기다리지 말고, 가끔은 먼저 선수를 치는 것도 좋다. 처음부터 입을 꾹 다물고 있다가 상사의 질문에 ‘어버버’ 말을 제대로 하지 못한다면 상사의 인상은 조금씩 구겨진다.
Like 3 가려운 곳부터 긁는다
보고받는 사람이 가장 궁금해할 질문을 몇 가지 뽑아본다. 예상 질문에 맞춰 답변을 준비하고 그 상황을 시뮬레이션해본다. 만약 부연할 내용에 여러 숫자를 포함한 수치가 포함되어 있다면 노트에 기억해야 할 수치를 적어 가도 좋다. 혹은 많은 내용이 있을 경우 단어를 노트에 간략히 적어 놓고, 이를 훑어가며 이야길 하면 중요한 내용을 빼먹지 않고 이야기할 수 있다.
Nope 1 상사의 기습 질문에 대답을 얼버무리거나 우물쭈물한다
기안과 보고서, 기획안을 훑어볼 때 팀원이 가장 실수할 만한 부분이 어디인지, 팀장은 알고 있다. 완벽한 백 데이터를 준비하고 한 장짜리 요약이 잘 된 보고서를 만들었다 해도, 결재자 앞에 가기 전에는 완벽하게 복습을 할 필요가 있다. 수량 산출이 된 과정, 숫자의 위치 등 왜 이런 보고서가 나오게 됐는지 언제든 설명할 수 있는 자세가 되어 있어야 한다. 보고받는 이의 어떠한 궁금증에도 자신 있게 대응할 수 있는 ‘무기’를 준비해야 효과적이다.
Nope 2 보고서 내용을 브리핑하는데 상사의 미간에 주름이 잡힌다
글을 읽기보다 말로 설명을 듣는 걸 선호하는 이들이 있고, 반대로 말보다는 집중해서 페이퍼를 읽기 원하는 이도 있다. 페이퍼를 읽고 있는 상사 앞에서 주절주절 부연 설명을 하고 있는데, 소리가 나게끔 종이를 ‘휙’ 넘기며 짜증난 듯한 행동을 보이면 ‘말을 하지 말라’는 뜻이다. 그럴 땐 조용히 상사의 반응을 살펴보는 게 좋다. 반대 타입의 상사일 경우에는 브리핑하듯이 디테일하게 보고서를 말로 요약해 가는 게 좋다.
Nope 3 흡사 로봇 연기를 하듯 상사 앞에서 준비한 대사를 읽는다
‘암기한 말을 순서대로 완벽하게 읊어야지’라고 생각하기 때문에 저지르는 실수! 외운 대사를 읽어야지 생각하지 말고 보고서의 첫 장부터 별첨의 마지막 장까지 충분히 숙지하고 상사를 찾아가는 게 중요하다. 어떤 질문과 역공에도 자신감 있게 이야기하는 태도, 자연스레 과정을 설명할 수 있도록 최대한 단호하고 자연스러운 말투로 이야기할 수 있어야 한다.
열심히 만든 보고서, 좋은 결재 타이밍과 철저한 관련 자료 준비로 보고서의 가치를 높이시길 바랍니다.